Relatos Contábeis

Você que gosta de contabilidade com certeza já deve ter ouvido falar sobre a escrituração contábil. Esse é um termo bem conhecido por empresários e profissionais da contabilidade. Isso acontece porque a escrituração contábil é uma exigência imposta pelo poder público para as pessoas jurídicas brasileiras.

O muita gente não sabe é que a escrituração contábil também gera diversos benefícios. A imposição da obrigação faz com que muitos profissionais enxerguem somente o lado negativo dessa rotina, mas estamos falando de um conhecimento que já ajudou a manter o controle da riqueza de reis, faraós e mercadores ao longo da história.

Quer entender melhor o que é escrituração contábil e como ela funciona? Então leia este artigo até o final.

A escrituração contábil é feita através de registros cronológicos de todos os movimentos contábeis de uma empresa ou negócio.

Habitualmente os registros iniciam-se com a entrada de capital por parte dos proprietários. A partir daí, cada movimento econômico-financeiro deve ser registrado.

Para que seja feita, existem diferentes documentos a serem preenchidos até que se tornem nas demonstrações financeiras da empresa. Este processo é feito com base em normas que vão de acordo com o segmento do negócio.

Além da obrigatoriedade, quando é o caso, a escrituração permite acompanhar passo a passo as alterações do patrimônio. Isso pode ser feito manualmente ou em sistemas digitais próprios.

O que é e como funciona a escrituração contábil

A escrituração é uma técnica da contabilidade em que se registram todos os fatos contábeis que envolvem alterações de patrimônio. Além da prática, ela é uma das bases fundamentais da contabilidade.

Estes fatos devem ser todos registrados em livros contábeis, sendo os livros Diário e Razão os principais e obrigatórios neste exercício. Outros livros auxiliares e facultativos também podem ser usados.

O Profissional de Contabilidade ou o escritório que presta o serviço, deve ter conhecimento de cada fato histórico e identificar a conta a que se encaixa. A partir disso deve realizar o lançamento de acordo com o método das partidas dobradas, verificando os valores a débito, a crédito e os seus respectivos saldos.

Para que os saldos sejam verificados, são utilizados os livros auxiliares, tais como o Balancete de Verificação. Nele contém todos os valores extraídos do livro Razão e que no final repartem-se nos documentos principais.

• Clique aqui e conheça um Método ÚNICO e SIMPLES Para Você Aprender umas das Profissões mais Procuradas e bem Paga do Mundo Começando do Absoluto Zero

Alcance da escrituração contábil:

A escrituração contábil deve ser adotada por todas as entidades, independente da natureza e do porte, na elaboração da escrituração contábil, observadas as exigências da legislação e de outras normas aplicáveis, se houver.

Base Legal: Item 2 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil 

Formalidades da escrituração contábil:

Primeiramente, cabe observar que a escrituração contábil das entidades deve ser realizada com a observância dos Princípios de Contabilidade normalmente aceitos. Assim, observando esses princípios, veremos neste capítulo as principais formalidades que envolvem a escrituração contábil segundo a ótica do CFC.

Base Legal: Item 3 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil 

Detalhamento da escrituração contábil:

O nível de detalhamento da escrituração contábil deve estar alinhado às necessidades de informação de seus usuários. Nesse sentido, este Roteiro não estabelece o nível de detalhe ou mesmo sugere um plano de contas a ser observado. O detalhamento dos registros contábeis é diretamente proporcional à complexidade das operações da entidade e dos requisitos de informação a ela aplicáveis e, exceto nos casos em que uma autoridade reguladora assim o requeira, não devem necessariamente observar um padrão pré-definido.

A escrituração contábil deve ser executada:

1. em idioma e em moeda corrente nacionais;
2. em forma contábil;
3. em ordem cronológica de dia, mês e ano;
4. com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas; e
5. com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.

Base Legal: Itens 3 a 5 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil 

Detalhamento do lançamento contábil:

A escrituração em forma contábil, ou seja, o lançamento contábil, deve conter, no mínimo:

1. data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
2. conta devedora;
3. conta credora;
4. histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
5. valor do registro contábil;
6. informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.

O lançamento contábil deve conter o número de identificação do lançamento em ordem sequencial relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.

A terminologia utilizada no lançamento contábil deve expressar a essência econômica da transação.

Base Legal: Itens 6 a 8 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil

Formalidades extrínsecas dos Livros Contábeis:

Livros Contábeis em forma não digital:

Os livros contábeis obrigatórios, entre eles o Livro Diário e o Livro Razão, em forma não digital, devem revestir-se de formalidades extrínsecas, tais como:

1. serem encadernados;
2. terem suas folhas numeradas sequencialmente;
3. conterem termo de abertura e de encerramento assinados pelo titular ou representante legal da entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

Base Legal: Item 9 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil

Livros Contábeis em forma digital:

Os livros contábeis obrigatórios, entre eles o Livro Diário e o Livro Razão, em forma digital, devem revestir-se de formalidades extrínsecas, tais como:

1. serem assinados digitalmente pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado;
2. quando exigível por legislação específica, serem autenticados no registro público ou entidade competente.

Base Legal: Item 10 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil (Checado pela Valor em 26/06/20).

Utilização de Códigos e Abreviaturas:

Admite-se o uso de códigos e/ou abreviaturas, nos históricos dos lançamentos contábeis, desde que permanentes e uniformes, devendo constar o significado dos códigos e/ou abreviaturas no Livro Diário ou em registro especial revestido das formalidades extrínsecas.

Base Legal: Item 11 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil 

Responsabilidade pela escrituração:

A escrituração contábil e a emissão de relatórios, peças, análises, demonstrativos e demonstrações contábeis são de atribuição e de responsabilidade exclusivas do profissional da contabilidade legalmente habilitado.

Base Legal: Item 12 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil 

• Clique aqui e conheça um Método ÚNICO e SIMPLES Para Você Aprender umas das Profissões mais Procuradas e bem Paga do Mundo Começando do Absoluto Zero

Transcrição das Demonstrações Contábeis no Livro Diário:

As demonstrações contábeis devem ser transcritas no Livro Diário, completando-se com as assinaturas do titular ou de representante legal da entidade e do profissional da contabilidade legalmente habilitado.

Base Legal: Item 13 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil 

Livro Diário e Livro Razão:

No Livro Diário devem ser lançadas, em ordem cronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.

Quando o Livro Diário e o Livro Razão forem gerados por processo que utilize fichas ou folhas soltas, deve ser adotado o registro “Balancetes Diários e Balanços”.

No caso da entidade adotar processo eletrônico ou mecanizado para a sua escrituração contábil, os formulários de folhas soltas, devem ser numerados mecânica ou tipograficamente e encadernados em forma de livro.

Em caso de escrituração contábil em forma digital, não há necessidade de impressão e encadernação em forma de livro, porém o arquivo magnético autenticado pelo registro público competente deve ser mantido pela entidade.

Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil.

A entidade é responsável pelo registro público de livros contábeis em órgão competente e por averbações exigidas pela legislação de recuperação judicial, sendo atribuição do profissional de contabilidade a comunicação formal dessas exigências à entidade.

Base Legal: Itens 14 a 19 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil 

Escrituração contábil de filial, agência, sucursal ou assemelhada:

A entidade que tiver unidade operacional ou de negócios, quer como filial, agência, sucursal ou assemelhada, e que optar por sistema de escrituração descentralizado, deve ter registros contábeis que permitam a identificação das transações de cada uma dessas unidades.

A escrituração de todas as unidades deve integrar um único sistema contábil.

A opção por escrituração descentralizada fica a critério da entidade. Optando pela descentralização, deve ser observado o mesmo grau de detalhamento dos registros contábeis da matriz.

As contas recíprocas relativas às transações entre matriz e unidades, bem como entre estas, devem ser eliminadas quando da elaboração das demonstrações contábeis da entidade.

As despesas e as receitas que não possam ser atribuídas às unidades devem ser registradas na matriz e distribuídas para as unidades de acordo com critérios da administração da entidade.

Base Legal: Itens 20 a 25 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil 

Documentação contábil:

A documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreendem todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.

Referida documentação é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.

Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro público competente.

Base Legal: Itens 26 a 28 da Resolução CFC nº 1.330/2011 

Contas de compensação:

Contas de compensação constituem sistema próprio para controle e registro dos fatos relevantes que resultam em assunção de direitos e obrigações da entidade cujos efeitos materializar-se-ão no futuro e que possam se traduzir em modificações no patrimônio da entidade.

Exceto quando de uso mandatório por ato de órgão regulador, a escrituração das contas de compensação não é obrigatória. Nos casos em que não forem utilizadas, a entidade deve assegurar-se que possui outros mecanismos que permitam acumular as informações que de outra maneira estariam controladas nas contas de compensação.

Base Legal: Itens 29 a 30 da ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil 

Retificação de lançamento contábil:

A retificação de lançamento contábil é o processo técnico de correção de registro realizado com erro na escrituração contábil da entidade e pode ser feito por meio de:

1. Estorno: Consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente;
2. Transferência: É aquele que promove a regularização de conta contábil indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta adequada; e
3. Complementação: É aquele que vem posteriormente complementar, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado.

Em qualquer das formas anteriormente citadas, o histórico do lançamento deve precisar o motivo da retificação, a data e a localização do lançamento de origem.

Os lançamentos realizados fora da época devida devem consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do registro extemporâneo.