Uma das atividades rotineiras em todas a empresa é contabilizar a da folha de pagamento. Apesar de ser habitual, muita gente ainda encontra dificuldade na sua elaboração.

Efetuar corretamente essa operação é fundamental para manter o negócio de acordo com a legislação. Por isso, continue lendo para saber como contabilizar esse documento!

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O que é e para que serve a folha de pagamento?

Também conhecido como holerite, esse é um documento de elaboração obrigatória e periódica (semanal, quinzenal ou mensal) para toda empresa que tem funcionários. Ele foi criado pelo Art. 225 do Decreto 3.048/99.

Seu objetivo é listar a remuneração dos trabalhadores de uma empresa, incluindo a data de pagamento, os descontos etc. Também informa quais são os impostos e as contribuições recolhidos para cada elemento.

Como contabilizar a folha de pagamento

Sua estrutura contém uma ampla lista de itens que dizem respeito ao trabalho desempenhado pelo colaborador. Basicamente, há na folha de pagamento:

  • nome do colaborador;
  • indicação do cargo;
  • divisão por categoria de contribuição à previdência: segurado empregado, avulso ou individual;
  • aquelas que estão em gozo de salário-maternidade;
  • montantes integrantes ou não da remuneração;
  • descontos legais;
  • quotas de salário-família.

A estrutura é dividida em três partes: proventos, descontos e bases. É papel do contador conhecer as principais verbas da folha e saber suas classificações contábeis.

Proventos

São benefícios financeiros distribuídos aos funcionários. Aqui, estão incluídos os auferidos por meio do trabalho e os provenientes de programas do governo.

Salário

  • D: despesas com salário;
  • C: salário a pagar.

Horas extras

  • D: despesas com salário;
  • C: salário a pagar.

Adicional de periculosidade, insalubridade e noturno

  • D: despesas com salário;
  • C: salário a pagar.

Salário-família

  • D: salário-família (ativo para recuperar);
  • C: salário a pagar.

Salário-maternidade

  • D: salário-maternidade (ativo para recuperar);
  • C: salário a pagar.

Descontos

São deduções feitas nos contracheques dos funcionários. Podem ser legais (como INSS) ou pelo trabalho (como faltas). Usa-se o seguinte cálculo: proventos – descontos = valor final a pagar.

Confira os principais descontos:

INSS funcionário

  • D: salários a pagar;
  • C: INSS a pagar.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

  • D: salários a pagar;
  • C: IRRF a pagar.

Faltas e atrasos

  • D: salários a pagar;
  • C: despesas salário.

Pensão alimentícia

  • D: salários a pagar;
  • C: pensão alimentícia a pagar.

VT/VA e plano de saúde

  • D: salários a pagar;
  • C: despesas VT/VA e plano de saúde.

Bases

São valores aplicados sobre o salário que servem como base para pagamentos de tributos e encargos. Eles não fazem efeito no holerite, mas são relevantes para efetuar outros pagamentos corretamente. São eles:

INSS patronal

  • D: despesas INSS;
  • C: INSS a pagar.

FGTS

  • D: despesa FGTS;
  • C: FGTS a pagar.

Provisão de férias e 13º

  • D: despesa provisão de férias e 13º;
  • C: provisão férias e 13º.

Contribuição sindical patronal

  • D: despesa contribuição sindical;
  • C: contribuição sindical a pagar.

Além dessas, as bases INSS, FGTS e outras estão presentes na folha, com o objetivo de fazer demonstração de cálculo.

Como se calcula INSS, IRFF e FGTS?

INSS

O cálculo do INSS deve considerar o salário de contribuição e as alíquotas:

  • até R$ 1.751,81: 8%;
  • de R$ 1.751,82 a R$ 2.919,72: 9%;
  • de R$ 2.919,73 a R$ 5.839,45: 11%.

Para os contribuintes individuais e facultativos:

  • Empresários (contribuição sobre o pró-labore): 11% (desconto na fonte)
  • Autônomos (recebimentos de pessoas físicas): 20%
  • Autônomos (recebimentos de pessoas jurídicas): 11% (desconto na fonte)
  • Contribuintes Individuais e Facultativos (Decreto 6042/2007) 11%

IRFF

O IRFF também varia conforme o salário do colaborador. Confira a base de cálculo, a alíquota e a parcela a deduzir, respectivamente:

  • até R$ 1.903,98: isento;
  • de R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65: 7,5% — R$ 142,80;
  • de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05: 15% — R$ 354,80;
  • de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68: 22,5% — R$ 636,13;
  • acima de R$ 4.664,68: 27,5% — R$ 869,36.

FGTS

A empresa deve recolher o FGTS até o dia 7 do mês posterior ao do pagamento. O percentual é de 2% ao jovem aprendiz e de 8% aos demais funcionários.

É excepcionalmente importante fazer a contabilização da folha de pagamento corretamente. Isso evita problemas legais para a empresa, como passivos trabalhistas, e garante os direitos do trabalhador.

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