Aprenda como contabilizar a folha de pagamento
Uma das atividades rotineiras em todas a empresa é contabilizar a da folha de pagamento. Apesar de ser habitual, muita gente ainda encontra dificuldade na sua elaboração.
Efetuar corretamente essa operação é fundamental para manter o negócio de acordo com a legislação. Por isso, continue lendo para saber como contabilizar esse documento!
O que é e para que serve a folha de pagamento?
Também conhecido como holerite, esse é um documento de elaboração obrigatória e periódica (semanal, quinzenal ou mensal) para toda empresa que tem funcionários. Ele foi criado pelo Art. 225 do Decreto 3.048/99.
Seu objetivo é listar a remuneração dos trabalhadores de uma empresa, incluindo a data de pagamento, os descontos etc. Também informa quais são os impostos e as contribuições recolhidos para cada elemento.
Como contabilizar a folha de pagamento
Sua estrutura contém uma ampla lista de itens que dizem respeito ao trabalho desempenhado pelo colaborador. Basicamente, há na folha de pagamento:
- nome do colaborador;
- indicação do cargo;
- divisão por categoria de contribuição à previdência: segurado empregado, avulso ou individual;
- aquelas que estão em gozo de salário-maternidade;
- montantes integrantes ou não da remuneração;
- descontos legais;
- quotas de salário-família.
A estrutura é dividida em três partes: proventos, descontos e bases. É papel do contador conhecer as principais verbas da folha e saber suas classificações contábeis.
Proventos
São benefícios financeiros distribuídos aos funcionários. Aqui, estão incluídos os auferidos por meio do trabalho e os provenientes de programas do governo.
Salário
- D: despesas com salário;
- C: salário a pagar.
Horas extras
- D: despesas com salário;
- C: salário a pagar.
Adicional de periculosidade, insalubridade e noturno
- D: despesas com salário;
- C: salário a pagar.
Salário-família
- D: salário-família (ativo para recuperar);
- C: salário a pagar.
Salário-maternidade
- D: salário-maternidade (ativo para recuperar);
- C: salário a pagar.
Descontos
São deduções feitas nos contracheques dos funcionários. Podem ser legais (como INSS) ou pelo trabalho (como faltas). Usa-se o seguinte cálculo: proventos – descontos = valor final a pagar.
Confira os principais descontos:
INSS funcionário
- D: salários a pagar;
- C: INSS a pagar.
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
- D: salários a pagar;
- C: IRRF a pagar.
Faltas e atrasos
- D: salários a pagar;
- C: despesas salário.
Pensão alimentícia
- D: salários a pagar;
- C: pensão alimentícia a pagar.
VT/VA e plano de saúde
- D: salários a pagar;
- C: despesas VT/VA e plano de saúde.
Bases
São valores aplicados sobre o salário que servem como base para pagamentos de tributos e encargos. Eles não fazem efeito no holerite, mas são relevantes para efetuar outros pagamentos corretamente. São eles:
INSS patronal
- D: despesas INSS;
- C: INSS a pagar.
FGTS
- D: despesa FGTS;
- C: FGTS a pagar.
Provisão de férias e 13º
- D: despesa provisão de férias e 13º;
- C: provisão férias e 13º.
Contribuição sindical patronal
- D: despesa contribuição sindical;
- C: contribuição sindical a pagar.
Além dessas, as bases INSS, FGTS e outras estão presentes na folha, com o objetivo de fazer demonstração de cálculo.
Como se calcula INSS, IRFF e FGTS?
INSS
O cálculo do INSS deve considerar o salário de contribuição e as alíquotas:
- até R$ 1.751,81: 8%;
- de R$ 1.751,82 a R$ 2.919,72: 9%;
- de R$ 2.919,73 a R$ 5.839,45: 11%.
Para os contribuintes individuais e facultativos:
- Empresários (contribuição sobre o pró-labore): 11% (desconto na fonte)
- Autônomos (recebimentos de pessoas físicas): 20%
- Autônomos (recebimentos de pessoas jurídicas): 11% (desconto na fonte)
- Contribuintes Individuais e Facultativos (Decreto 6042/2007) 11%
IRFF
O IRFF também varia conforme o salário do colaborador. Confira a base de cálculo, a alíquota e a parcela a deduzir, respectivamente:
- até R$ 1.903,98: isento;
- de R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65: 7,5% — R$ 142,80;
- de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05: 15% — R$ 354,80;
- de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68: 22,5% — R$ 636,13;
- acima de R$ 4.664,68: 27,5% — R$ 869,36.
FGTS
A empresa deve recolher o FGTS até o dia 7 do mês posterior ao do pagamento. O percentual é de 2% ao jovem aprendiz e de 8% aos demais funcionários.
É excepcionalmente importante fazer a contabilização da folha de pagamento corretamente. Isso evita problemas legais para a empresa, como passivos trabalhistas, e garante os direitos do trabalhador.
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