Relatos Contábeis

Conheça as melhores maneiras de gerenciar o tempo para maximizar a sua produtividade e aproveitar seus talentos. Use o relógio a seu favor.

Fazer mais não é necessariamente melhor, mas fazer mais coisas certas, é. Se você está sempre no modo automático, abordando todas as tarefas que surgem na sua frente, isso irá afastar seu foco do trabalho que deveria estar fazendo, e você acabará ocupado, mas não produtivo. É aí que entra em cena o gerenciamento de tempo, a habilidade suave necessária e o molho secreto de líderes que buscam priorizar e proteger seus ativos mais valiosos.

Tenha clareza das prioridades

É fácil ficar sobrecarregado com muitas tarefas e projetos, acreditando que você deve fazer tudo no momento, o que raramente é o caso. Os melhores gerentes de tempo sabem que nem todas as tarefas são urgentes e obtêm clareza sobre o que é mais importante antes de trabalhar em qualquer coisa. Uma ferramenta fantástica para simplificar esse processo é a Matriz de Eisenhower, na qual você coloca as tarefas em quatro categorias: “Faça” para itens urgentes e importantes; “Agende um horário para fazer isso” para tarefas não urgentes, mas importantes; “Delegue-o para outra pessoa” para coisas urgentes, mas sem importância, e “Exclua” para itens que não são urgentes nem importantes.

Elimine distrações

É difícil ser produtivo quando você tem muitas coisas competindo por sua atenção. Para maximizar o gerenciamento do seu tempo, desligue as notificações de mídia social, clique nas guias do computador e coloque o telefone no modo avião. Você também pode fechar a porta ou colocar fones de ouvido com cancelamento de ruído. Faça o que for preciso para remover as distrações e ajudá-lo a se concentrar no assunto em questão.

Resista ao impulso da multitask

A multitarefa destrói a clareza, que é essencial para a produtividade. Pior ainda, promove uma sensação de “perda de tempo”, em que você perde o controle de seu precioso bem na tentativa de fazer mais. Para combater isso e obter o máximo do seu tempo, mude para a monotarefa, onde você se concentra exclusivamente no que é mais importante e urgente. Então, depois de concluir isso, execute a próxima tarefa mais importante, mas menos urgente.

Não tente fazer tudo

Só porque você pode fazer algo não significa que é o melhor uso do seu tempo. Se houver algo fora da sua área ou uma tarefa que você não gosta de fazer, considere terceirizar. Da contabilidade à geração de leads (ou mesmo ghostwriting de mídia social), se houver uma necessidade, há um nicho de talentos hiperfocados disponíveis para atendê-lo. Outra economia de tempo é usar sistemas e ferramentas para tarefas recorrentes. Um pouco de tempo gasto inicialmente configurando coisas como software de programação ou automatizando seu faturamento mensal vai economizar muito mais tempo depois.

Concentre tarefas de rotina

Algumas das maiores perdas de tempo são as tarefas diárias, como verificar as redes sociais ou responder a e-mails. Lance tarefas de rotina marcando horários específicos do dia para elas – e depois comunique isso a outras pessoas. Para e-mails, tente usar uma mensagem de resposta automática que diga algo como: “Obrigado pela sua mensagem. Eu verifico meus e-mails duas vezes por dia, às 10h e 16h nos dias úteis. Se o seu assunto for urgente, ligue para xx-xxxxx-xxxx.” Isso permite que as pessoas saibam que você responderá, fornece outra maneira de entrar em contato com você se algo for realmente urgente e, mais importante, permite que você administre seu tempo com eficácia.

Aproveite o poder das perguntas frequentes para gerenciar o tempo

Se você é como eu, você responde regularmente a um conjunto de perguntas sobre processo, escopo e público. Compile uma lista das perguntas mais frequentes (FAQs) e destaque uma seção em seu site que trate dessas perguntas. Além disso, certifique-se de incluir perguntas que são feitas com frequência sobre um serviço que você não oferece. Isso ajuda as pessoas a entenderem rapidamente o que você faz e a quem atende, o que atrairá seus clientes ideais (e irá dissuadir os que não são ideais ) e evita que você perca tempo falando com alguém que não pode ajudar. A maioria das pessoas encontrará suas respostas rapidamente, mas para aqueles que não viram essa seção e lhe fazem uma pergunta diretamente, você pode copiar e colar uma resposta de sua lista estabelecida, economizando seu tempo precioso. Certifique-se de revisar e atualizar suas perguntas frequentes regularmente.

Para gerenciar o tempo, trabalhe com seu relógio biológico

Você se descreveria como um madrugador ou alguém mais noturno? Ouvir seu corpo pode ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo. Em seu livro, “WHEN: The Scientific Secrets of Perfect Timing”, Daniel Pink explica que cada um de nós tem um “cronótipo”, ou seja, um padrão pessoal de ritmos circadianos que influencia nossa fisiologia e psicologia. Cada indivíduo segue um dia de três estágios que inclui um padrão de pico-baixo-recuperação (se você for madrugador, “cotovia”) ou o inverso, recuperação-baixo-pico (se você for mais noturno, “coruja”). Independentemente do seu cronótipo, você deve fazer o seu trabalho mais importante (seja criativo ou analítico) durante o período de pico e o segundo trabalho mais importante no período de recuperação. E essas tarefas mundanas? Não permita que elas entrem em seu período de pico – guarde-as para seu período baixo ou menos importante. Tenha isso em mente ao planejar seu tempo para alinhar suas tarefas aos ritmos do seu corpo.

Proteja seu tempo 

Se você está sempre concordando em fazer coisas que não gostaria ou que são desnecessárias e que gastam seu precioso tempo, precisa aprender a dizer não. Os melhores líderes estão disponíveis para suas equipes e clientes dentro do razoável, mas estabelecem e mantêm limites saudáveis. Você não é obrigado a estar disponível 24 horas por dia, sete dias por semana, então limite sua disponibilidade. Isso também significa capacitar as pessoas inteligentes que você contratou e confiar nelas para mantê-lo informado, o que o libera para se concentrar e dizer sim para o que é mais importante.

Fonte: Forbes – Amy Blaschka.